Carta sulla protezione dei dati personali dei clienti

1. L'impegno di Adagio per la protezione della privacy

In quanto filiale di due grandi operatori del settore turistico (Accor e Groupe Pierre & Vacances Center Parcs), desideriamo confermare che la nostra priorità assoluta è quella di offrirvi soggiorni di qualità nei nostri stabilimenti.

Mantenere la vostra completa soddisfazione e la vostra fiducia sono per noi considerazioni fondamentali.

Per questo motivo, nell'ambito del nostro impegno a soddisfare le vostre aspettative, abbiamo messo in atto una politica di protezione della privacy. Questa carta illustra i nostri impegni nei vostri confronti e descrive il modo in cui utilizziamo i dati personali che ci fornite al momento della vostra prenotazione o durante il vostro soggiorno.

2. Consenso

"Dati personali" significa qualsiasi informazione raccolta e registrata in un formato che permette di identificarvi personalmente, come individuo. Prima di inviarci queste informazioni, le raccomandiamo di prendere nota del resto di questo documento, che descrive la nostra politica di protezione dei suoi dati personali.

La presente Carta di Protezione dei Dati Personali fa parte delle condizioni generali che regolano i nostri servizi di alloggio. Accettando le nostre condizioni generali di vendita, accettate espressamente le disposizioni della presente Carta.

3. I nostri principi di protezione dei dati personali

In conformità alle normative in vigore, in particolare al Regolamento Generale Europeo sulla protezione dei dati, abbiamo stabilito i 10 principi seguenti per il trattamento dei dati nell'ambito del gruppo Accor:

1. Liceità: trattiamo i dati personali solamente se:
   • abbiamo ottenuto il consenso dell'interessato O
   • qualora sia necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte O
   • qualora sia necessario per iadempiere ad un obbligo legale O
   • qualora sia necessario per la salvaguardia degli interessi vitali dell'interessato o di altra persona fisica O
   • perseguiamo un interesse legittimo nel trattamento dei dati personali e tale trattamento non pregiudica i diritti e le libertà degli interessi.
2. Correttezza: possiamo spiegare il motivo per cui abbiamo necessità di raccogliere i dati personali
3. limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati: trattiamo solo i dati personali di cui abbiamo realmente bisogno. Se è possibile conseguire il medesimo risultato utilizzando una minore quantità di dati personali, assicuriamo di trattare solamente tali dati.
4. Trasparenza: informiamo i soggetti interessati riguardo le modalità di utilizzo dei loro dati.
5. Semplifichiamo l’esercizio dei diritti dell'interessato: accesso ai dati personali, rettifica e cancellazione dei dati e diritto di opposizione al trattamento dei dati.
6. Limitazione della conservazione: conserviamo i dati personali solamente per un periodo limitato.
7. Garantiamo la sicurezza dei dati personali, ovvero la loro integrità e la loro riservatezza.
8. Se un soggetto terzo tratta i dati personali, ci assicuriamo che sia in grado di proteggere tali dati.
9. Se i dati personali sono trasferiti al di fuori dell'Unione europea, assicuriamo che tale trasferimento venga effettuato tramite appropriati strumenti legali.
10. Se i dati personali vengono compromessi (persi, rubati, danneggiati, non disponibili…), notifichiamo tale violazione alle competenti autorità di protezione dei dati e ai soggetti interessati qualora la violazione è suscettibile di generare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

1. Per eventuali domande riguardanti i dieci principi di protezione dei dati di Accor, la invitiamo a contattare il Dipartimento di Protezione dei Dati Personali i cui riferimenti sono indicati nell'articolo "I Suoi diritti".

4. Scope of application

La presente Carta si applica a:

• Tutti i trattamenti di dati effettuati nei nostri aparthotels gestiti direttamente (dall'entità Adagio SAS) o indirettamente da Adagio (in base ad un accordo di gestione) o dai suoi franchisees;
• I nostri siti web di prenotazione, in particolare www.adagio-city.com
• Sebbene le nostre politiche di protezione della privacy dei clienti non possano essere imposte ai nostri affiliati aparthotel, ci sforziamo di promuovere i principi stabiliti dalla presente Carta, affinché i nostri affiliati rispettino le leggi applicabili in materia di trattamento dei dati personali.

5. Quali dati personali raccogliamo?

In varie occasioni, potremmo raccogliere informazioni che riguardano lei e/o le persone che la accompagnano, quali:

• dati di contatto (ad esempio, cognome, nome, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica);
• informazioni personali (ad esempio, data di nascita, nazionalità);
• informazioni relative ai suoi figli (ad esempio, nome, data di nascita, età);
• numero di carta di credito (per eseguire transazioni e prenotazioni);
• informazioni contenute in un documento di identità (ad esempio, carta di identità, passaporto o patente);
• il numero di appartenenza al programma fedeltà Accor o ad altri programmi partner (ad esempio, il programma fedeltà di una compagnia aerea) e informazioni relative alle sue attività nell'ambito del programma fedeltà;
• data di arrivo e di partenza;
• preferenze e interessi (ad esempio, camera fumatori o non fumatori, piano preferito, tipo di lenzuola, tipo di riviste/quotidiani letti, sport, interessi culturali, preferenze alimentari e di bevande e così via);
• domande/commenti durante o a seguito di un soggiorno presso una delle nostre strutture gestite con un marchio Accor;
• informazioni tecniche e di localizzazione generate nell'ambito dell'utilizzo dei nostri siti Web e delle nostre applicazioni.

Le informazioni raccolte in relazione a persone di età inferiore a 16 anni sono limitate al loro nome e cognome, alla nazionalità e data di nascita e tali informazioni possono essere fornite ad Accor solo da una persona adulta. Le saremo grati di assicurarsi che i suoi figli non ci forniscano alcuna informazione personale senza il suo consenso (in particolare tramite Internet). Qualora ciò avvenga, potrà contattare il dipartimento Protezione dei dati personali (consultare l'articolo "I suoi diritti" qui di seguito) al fine di eliminare tali informazioni.
Per soddisfare le sue esigenze o per fornirle un servizio adeguato (come nel caso di regimi alimentari specifici), Accor potrebbe avere la necessità di raccogliere delle informazioni sensibili come, ad esempio, quelle relative all'origine razziale o etnica, alle opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale, informazioni relative alla salute o all'orientamento sessuale. In questo caso, raccoglieremo tali dati solamente con il suo preventivo consenso esplicito.

6. In quali occasioni sono raccolti i dati personali?

I dati personali possono essere raccolti in varie occasioni, fra cui:

1. Attività alberghiere:
   • Prenotazione di una camera;
   • Check-in e pagamento;
   • Soggiorno presso l'hotel e servizi forniti nell'ambito del soggiorno;
   • Consumazioni al bar o al ristorante dell'hotel durante il soggiorno;
   • Richieste, reclami e/o controversie.
2. Partecipazione a programmi o eventi di marketing:
   • Iscrizione a programmi fedeltà;
   • Partecipazione a sondaggi di soddisfazione dei clienti (ad esempio, il questionario "Guest Satisfaction Survey");
   • Concorsi o giochi online;
   • Iscrizione a newsletter, per ricevere offerte e promozioni tramite posta elettronica.
3. Trasmissione di informazioni provenienti da terzi:
   • Tour operator, agenzie di viaggio (online o offline), sistemi di prenotazione tramite GDS ecc...;
4. Attività Internet:
   • Connessione ai siti Accor (indirizzo IP, cookie in conformità politica in materia di utilizzo dei cookie);
   • Moduli di raccolta dati online (prenotazione online, questionari, pagine Accor su social network, dispositivi di accesso alla rete attraverso credenziali, come il login Facebook, conversazioni con "chatbot" ecc..).

7. A cosa servono i dati?

Raccogliamo i vostri dati personali per i seguenti scopi:

1. Soddisfare i nostri obblighi verso i nostri clienti.

2. Gestire le prenotazioni e le richieste di alloggio:
Preparare e conservare i documenti legali conformi alle norme contabili;

3. Gestire il suo soggiorno nell'aparthotel:

• Monitoraggio dei consumi (telefono, bar, payTV, ecc.)
• Gestione dell'accesso alle unità abitative
• Gestione interna di una lista di clienti che si sono comportati in modo inappropriato durante il loro soggiorno nell'aparthotel (comportamento aggressivo e antisociale, violazione del contratto di alloggio o delle regole di sicurezza, episodi di furto, danni e vandalismo o episodi di pagamento).

4. Migliorare il nostro servizio di alloggio, e in particolare:

• Elaborare i suoi dati personali nel nostro programma di marketing dei clienti, allo scopo di effettuare operazioni di marketing e di promozione del marchio, e migliorare la nostra comprensione dei suoi bisogni e desideri;
• Adattare i nostri prodotti e servizi per soddisfare le vostre esigenze nel modo più efficace possibile;
• Personalizzare le offerte di marketing e i messaggi di relazione con i clienti che le vengono inviati;
• Tenerti informato su eventuali offerte speciali e nuovi servizi creati da Adagio o da uno dei suoi azionisti

5. Gestire il rapporto con i nostri clienti prima, durante e dopo il vostro soggiorno:

• Gestire il programma di fidelizzazione;
• Alimentare le informazioni nel database dei clienti;
• Operazioni di segmentazione basate sullo storico delle prenotazioni e sulle abitudini di viaggio dei clienti, al fine di inviare comunicazioni mirate;
• Prevedere e anticipare i comportamenti futuri;
• Preparare statistiche aziendali e valutazioni, ed effettuare report;
• Fornire dati di contesto per lo strumento di push delle offerte quando un cliente visita i nostri siti web o effettua una prenotazione;
• Scoprire e gestire le preferenze dei clienti esistenti e nuovi;
• Invio di newsletter, promozioni e offerte legate al turismo riguardanti alloggi o servizi, o offerte dei nostri partner o contattandoti telefonicamente;
• Gestire le richieste di cancellazione da newsletter, promozioni, offerte turistiche e sondaggi di soddisfazione;
• Prendere le misure appropriate nel caso in cui i clienti neghino il permesso all'azienda di contattarli;
• Utilizzare un servizio telefonico dedicato per stabilire la posizione delle persone che soggiornano negli aparthotel in caso di eventi gravi che colpiscano il sito in questione (catastrofi naturali, attacchi terroristici, ecc.);

6. Incrociare, analizzare e combinare, tramite un terzo di fiducia, i dati raccolti su di lei al momento della sua prenotazione o del suo soggiorno, in modo da poter stabilire i suoi interessi e il suo profilo cliente e inviarle offerte personalizzate.

7. Migliorare i nostri servizi, e in particolare:

• Realizzare studi e analisi dei questionari e dei commenti dei clienti;
• Gestire i reclami;
• Permetterle di godere dei benefici del nostro programma di fidelizzazione.

8. Migliorare l'utilizzo del nostro sito web e garantire che lei possa utilizzarlo in condizioni di sicurezza, e in particolare:

• Migliorare la navigazione
• Garantire la sicurezza e la prevenzione delle frodi

9. Rispettando la legislazione locale (ad esempio, tenendo i documenti contabili in archivio)

8. Condizioni che regolano l'accesso di terzi ai suoi dati personali

Per garantire che i nostri servizi procedano senza problemi, siamo tenuti a condividere i vostri dati personali con destinatari interni ed esterni, alle seguenti condizioni:

a. All'interno di Adagio: siamo autorizzati a condividere i tuoi dati personali e a permettere alle seguenti persone di avere accesso ai tuoi dati:

• Personale dell'aparthotel presso il quale ha effettuato una prenotazione;
• Personale di prenotazione che utilizza i nostri strumenti di prenotazione;
• Servizi informatici;
• Partner commerciali e servizi di marketing;
• Servizi medici, se applicabile;
• Servizi legali, se applicabile;

In termini generali, qualsiasi persona appropriata collegata a determinate categorie specifiche di dati personali.

b. Nel caso di fornitori, prestatori di servizi e partner: i suoi dati personali possono essere trasmessi a terzi al fine di fornirle servizi e migliorare il suo soggiorno, tra cui:

Fornitori di servizi esterni: Subappaltatori IT, call center internazionali, banche, emittenti di carte di credito, studi legali esterni, stampanti.
Partner commerciali: a meno che non abbiate negato il vostro consenso scrivendo al Dipartimento Privacy, saremo autorizzati ad arricchire il vostro profilo condividendo, con i nostri partner commerciali privilegiati, alcune informazioni in nostro possesso su di voi. In questo caso, i compiti di controllo incrociato, di analisi e di combinazione dei suoi dati potranno essere eseguiti tramite una terza parte di fiducia. Questo ci permetterà di stabilire i suoi interessi e il suo profilo di cliente e di inviarle offerte personalizzate.

Siti di social media: Abbiamo impostato il sistema Facebook Login, in modo che possiate identificarvi facilmente sul sito web senza dover completare un modulo di registrazione. Se si collega utilizzando il sistema Facebook Login, ci autorizza esplicitamente ad accedere e memorizzare i dati pubblici contenuti nel suo account Facebook, insieme a qualsiasi altro dato a cui si fa riferimento quando si utilizza il sistema Facebook Login. Saremo inoltre autorizzati a fornire a Facebook il tuo indirizzo e-mail allo scopo di identificare se sei già un utente di Facebook in modo che, se del caso, possiamo mostrare pubblicità personalizzate e pertinenti sul tuo account Facebook.

c. Autorità locali: potremmo anche dover trasmettere le tue informazioni alle autorità locali, se richiesto dalla legge o nell'ambito di un'indagine, e in conformità con le normative locali.

9. Protezione dei suoi dati personali in caso di trasferimenti internazionali

For the purposes set out in Article 7 of this Charter, we can transfer your personal data to internal or external recipients who may be based in countries offering different levels of protection of personal data.

As a result, in addition to establishing this Charter, we implement appropriate measures to secure the transfer of your personal data to an Adagio entity or an external recipient located in a country offering a level of protection different from that offered in the country in which the personal data is gathered.

In this context, notably that of the booking process, your data may be passed on to aparthotels located outside the European Union, and in particular in the following countries: Brazil, the United Arab Emirates, Morocco, Qatar, Russia and Dubai.

The flow of data, other than that necessary to execute your booking, to countries that do not have equivalent personal data protection standards, will then be governed by standard contractual clauses setting out the responsibilities and liabilities of controllers and processors, as defined by the European Commission.

10. Sicurezza dei dati

Adagio adotta misure tecniche e organizzative adeguate, in conformità alle disposizioni di legge applicabili (in particolare l’articolo 32 del GDPR), per proteggere i suoi dati personali da distruzione, alterazioni o perdita, uso improprio, accesso non autorizzato, modifica o divulgazione, a prescindere che tali azioni siano illecite o accidentali. A tal fine, abbiamo adottato misure tecniche (ad esempio firewall) e organizzative (ad esempio un sistema di accesso degli utenti mediante identificativo/password, mezzi di protezione fisica ecc..) al fine di garantire la costante confidenzialità, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento. Quando invia i dati relativi alla sua carta di credito per effettuare una prenotazione alberghiera, la tecnologia di criptazione SSL (Secure Socket Layer) permette la sicurezza della transazione. Misure organizzative assicurano la sicurazza del trattamento.

11. Cookies

Sul nostro sito di prenotazione online utilizziamo cookie e altri traccianti. Per ulteriori informazioni sull'uso di questi traccianti e su come definire le loro impostazioni, si prega di consultare la nostra politica sui traccianti.

12. Conservazione dei dati

Tratteniamo i vostri dati personali solo per il periodo necessario ai fini indicati nella presente Carta o come previsto dalla legge applicabile.

13. Accesso e emendamenti

Avete il diritto di accedere ai vostri dati personali in nostro possesso e di modificarli, nel rispetto delle disposizioni legali applicabili.

Potete anche esercitare il vostro diritto di rifiutare l'autorizzazione o di dare istruzioni su ciò che dovrebbe accadere ai vostri dati alla vostra morte, scrivendo all'indirizzo sottostante.

In caso di difficoltà nell'esercizio dei vostri diritti, siete pregati di contattare direttamente il dipartimento responsabile dei dati personali, sia via e-mail all'indirizzo data.privacy@adagio-city.com sia scrivendo al seguente indirizzo:

ADAGIO SAS Département Protection des Données Personnelles (Data Privacy) 11, rue de Cambrai 75019 Paris, France

Al fine di mantenere la riservatezza e proteggere i vostri dati personali, dovremo verificare la vostra identità per dare seguito alla vostra richiesta. Di conseguenza, a sostegno della sua richiesta, le potrebbe essere chiesto di allegare una copia di un documento d'identità ufficiale, come una patente di guida o un passaporto.

Se i suoi dati personali non sono esatti, completi o aggiornati, la preghiamo di inviare le modifiche al Dipartimento Privacy sopra indicato.

Tutte le richieste saranno elaborate nel più breve tempo possibile e in conformità con la legge in vigore.

Può anche esercitare i suoi diritti sui dati personali che la riguardano e che sono trattati da un aparthotel in seguito a un soggiorno. In questo caso, è necessario contattare direttamente l'aparthotel in questione.

14. Aggiornamenti

We may amend this Charter from time to time. We therefore invite you to consult this Charter at regular intervals, especially when making a booking at one of our aparthotels.

15. Domande e contatti

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Carta e alla nostra politica di gestione dei dati personali, si prega di contattare il Dipartimento della Privacy (vedi articolo "Accesso e modifiche").